🎪 Anleitung für Veranstalter
So findest Du Sponsoren
für Deine Veranstaltung.
Ein Verein hat eine Saison über zehn Monate. Eine Veranstaltung hat einen Tag – und hinter diesem Tag kommt nichts mehr. Daraus folgt fast alles, was bei der Sponsorensuche für Events anders läuft: der Vorlauf, der Druckschluss, die Frage nach dem Ausfall und der Bericht danach, der das nächste Jahr verkauft. Diese Seite geht den Weg in acht Schritten durch, rückwärts vom Termin.
Event-Profil erstellen Die acht SchritteAusgangslage
Woran die meisten
Anfragen scheitern.
Ein Betrieb, der eine Anfrage von einem Veranstalter bekommt, steht vor derselben Frage wie bei jeder Werbeausgabe: Was bekomme ich, wann, und was kostet es. Wenn in der Nachricht steht, dass Ihr für Euer Sommerfest Unterstützung sucht, kann er keine dieser drei Fragen beantworten und antwortet deshalb gar nicht.
Steht dort dagegen, dass 400 € die Bühnentechnik decken, dass rund 800 Gäste erwartet werden, dass sein Logo auf Plakat, Banner und Programm steht und er nach dem Fest Bilder bekommt, ist die Entscheidung klein. Das ist der ganze Unterschied – und er hat nichts mit der Größe der Veranstaltung zu tun.
- Zu spät gefragt – nach dem Druckschluss kann ein Partner auf keinem Werbemittel mehr erscheinen.
- Keine benannte Gegenleistung – damit ist es eine Bitte um eine Spende, und die wird anders behandelt als ein Sponsoring.
- Eine Fläche zugesagt, die die Genehmigung gar nicht deckt.
- Nach dem Fest nichts geliefert – der teuerste Fehler, weil er das nächste Jahr kostet.
Der Weg
Acht Schritte,
rückwärts vom Termin.
Die Reihenfolge ist Absicht. Wer bei Schritt fünf anfängt, verkauft Flächen, die noch nicht genehmigt sind, und Positionen auf Werbemitteln, die längst in der Druckerei liegen.
Rechne vom Termin rückwärts, nicht von heute vorwärts
Eine Veranstaltung hat ein Datum, und hinter diesem Datum kommt nichts mehr. Setzt drei Marken davor: den Druckschluss für Plakate, Programm und alles, was ein Logo trägt; den Zeitpunkt, an dem Unternehmen ihre Budgets für das Jahr verteilen, meist im vierten Quartal des Vorjahres; und den Punkt, ab dem ein Partner nichts mehr davon hätte. Was zwischen diesen Marken liegt, ist Euer Akquisefenster – in der Regel deutlich früher und deutlich kürzer, als es sich anfühlt.
Klär, wer der Veranstalter ist, bevor Du verhandelst
Bei Vereinsfesten ist es der Verein, bei Stadtfesten manchmal die Kommune, manchmal eine Werbegemeinschaft, manchmal eine beauftragte Agentur, bei Abibällen ein Komitee ohne Rechtsform. Davon hängt ab, wer unterschreiben darf, wer die Rechnung stellt und ob Umsatzsteuer anfällt. Diese Frage kostet zehn Minuten, wenn Ihr sie vorher stellt, und drei Wochen, wenn ein Sponsor sie stellt.
Zähl zusammen, was Du schon hast
Besucherzahl der letzten beiden Jahre, woher die Leute kommen, wie lange sie bleiben, wie viele Teilnehmende von außerhalb anreisen, Presseberichte, Fotos, Reichweite der eigenen Kanäle. Zahlen aus zwei Jahren nebeneinander wirken belastbarer als eine einzelne Prognose. Bei einer Erstveranstaltung gibt es diese Zahlen nicht – dann sagt das offen und verkauft stattdessen die Zielgruppe und den Ort, aber erfindet keine Besucherzahl, die im Nachhinein überprüfbar ist.
Inventarisiere Flächen und Momente getrennt
Flächen sind Banner, Bühnenrückwand, Programmheft, Beschilderung, Fahrzeuge. Momente sind die Bühnenansage, die Siegerehrung, die Eröffnung, der Anstich. Und dann gibt es die dritte Gruppe, die am häufigsten verschenkt wird: Flächen, die der Gast mitnimmt – Bändchen, Startnummer, Lanyard, Glühweintasse, Goodie-Bag. Sie überleben die Veranstaltung um Monate und gehören deshalb nicht als Beigabe ins Hauptpaket, sondern auf eine eigene Zeile mit eigenem Preis.
Schneide drei Pakete, und vergib Exklusivität nur einmal
Ein kleines zum Einsteigen, ein mittleres, ein Hauptpaket. Zu jedem gehört, welche Fläche, welcher Moment, wie viele Nennungen und was danach geliefert wird. Wichtiger als die Staffelung ist die Branchenexklusivität: Wenn Ihr einem Getränkepartner Alleinstellung zusagt, ist diese Position für alle anderen verbraucht – auch für den Foodtruck, der eigene Verträge hat. Schreibt vorher auf, welche Exklusivitäten Ihr überhaupt einhalten könnt.
Prüf die Genehmigung, bevor Du eine Fläche zusagst
Bühne, Marktplatz und Straßenzug gehören bei den meisten öffentlichen Veranstaltungen nicht Euch. Was dort hängen darf, entscheidet die Sondernutzungserlaubnis, nicht der Sponsoringvertrag. Dasselbe gilt für Aktionen auf dem Gelände: Sicherheitskonzept, Fluchtwege, Brandschutz und bei Ausgabe von Lebensmitteln die Hygienevorschriften betreffen auch den Stand eines Partners. Und bei Publikum unter 18 gehören alkoholbezogene Aktionen aus dem Programm, auch wenn das Paket lukrativ ist.
Leg ein Profil an, statt fünfzig Betriebe anzuschreiben
Eine Anfrage geht an einen Betrieb. Ein Profil wird von allen gefunden, die suchen. Auf findasponsor stehen Datum, Ort, Eventtyp, erwartete Größenordnung, Flächen und Preisvorstellung an einer Stelle, und Unternehmen filtern nach Eventtyp, Ort mit Umkreis und Preisspanne. Profil, Bilder und das Lesen aller Anfragen kosten nichts, und auf vermittelte Deals fällt keine Provision an.
Liefere den Bericht innerhalb von zwei Wochen
Nach der Veranstaltung ist der Beweis flüchtig: Der Aufbau ist abgebaut, die Leute sind weg, und in vier Wochen erinnert sich niemand mehr an die Stimmung. Wer innerhalb von zwei Wochen Bilder, Besucherzahl, Presseecho und drei Sätze schickt, verkauft damit bereits das nächste Jahr – und hat gleichzeitig die Unterlage, die Schritt drei beim nächsten Mal füllt. Das ist der Schritt, an dem die meisten Veranstaltungen scheitern, und er kostet einen Nachmittag.
Welche Betriebe
Wen Du zuerst fragst –
und wen zuletzt.
Sortiert nach Nähe zum Anlass, nicht nach Größe des Betriebs. Ganz oben stehen die, deren Geschäft am Veranstaltungstag selbst stattfindet, weil sie den Nutzen sofort sehen. Große Marken stehen bewusst nicht in dieser Liste: Sie entscheiden über Agenturen, mit einem Vorlauf, den kaum eine lokale Veranstaltung mitbringt.
Getränkehandel und Brauereien →
Jede Veranstaltung mit Ausschank ist ein Absatzort mit planbarer Spitze. Sach- und Geldleistung lassen sich gut kombinieren – achtet aber darauf, dass ein Zuschuss gegen Abnahmemenge kein Sponsoring mehr ist.
Gastronomie →
Catering, Standbetrieb oder Verpflegung der Helfer als Sachleistung. Für den Betrieb ist der Festtag gleichzeitig ein Verkaufstag.
Einzelhandel vor Ort →
Ein Ladengeschäft braucht keine Reichweite, sondern Frequenz an genau diesem Wochenende. Deshalb wirkt ein Anlass zum Ladenbesuch besser als ein Logo auf dem Banner.
Werbetechnik und Folierer →
Der einzige Partner, der die Gegenleistung selbst herstellt: Beschilderung, Banner, Zeltbedruckung kosten ihn Material statt Geld – und bleiben als Referenz stehen.
Handwerksbetriebe →
Aufbau, Strom, Bühne, Zaun. Viele Betriebe leisten lieber in Arbeitszeit als in Bargeld, und für Euch fällt ein echter Kostenblock weg.
Kleine und mittlere Unternehmen →
Regional verankert, entscheidungsschnell, ohne Agenturweg. Der häufigste Partnertyp bei Veranstaltungen unterhalb der Festivalgröße.
Solo-Selbstständige →
Für kleine Feste oft der realistischste Einstieg, weil die Beträge im zwei- bis dreistelligen Bereich liegen und die Entscheidung eine Person trifft.
Versicherungsagenturen →
Präsent im Ort, mit Werberegeln, die eine reine Namensnennung problemlos zulassen. Ein klassischer Partner für Vereins- und Stadtfeste.
Autohaus und Kfz-Werkstatt →
Ein Fahrzeug auf dem Festgelände ist Fläche und Aktion zugleich. Für Betriebe mit Nachwuchsbedarf kommt der Kontakt zu Jugendlichen und Eltern dazu.
Wenn Du wissen willst, wie die Gegenseite auf so eine Anfrage schaut, hilft die Seite Sponsoring-Anfrage erhalten. Sie ist für Unternehmen geschrieben und zeigt, welche Punkte dort tatsächlich geprüft werden, bevor jemand zusagt.
Dein Eventtyp
Was in Deinem Format
üblich ist.
Die Schritte gelten für alle Veranstaltungen, die Details unterscheiden sich deutlich. Bei Festivals hängt alles an der Getränke-Exklusivität und am Vorlauf, bei Stadtfesten an der Frage, wer der Träger ist, bei Vereinsfesten daran, dass die vorhandenen Vereinspartner nicht doppelt gefragt werden. Benefizveranstaltungen müssen Spende und Sponsoring sauber trennen, Messen und Kongresse verkaufen Zusammensetzung statt Besucherzahl.
Beim Abiball ist die fehlende Rechtsform des Komitees die erste Hürde, bei Turnieren und Läufen die Startnummer als mitgetragene Fläche, und beim Weihnachtsmarkt der Kalender: Die Veranstaltung liegt im Dezember, die Akquise gehört ins Frühjahr. Bei Lauf-Events zählen Anmeldungen statt Zuschauer, bei Karnevalsumzügen entscheidet die Zugordnung über die Flächen, Schützenfeste leben von mehrjährigen Partnerschaften, bei Dorffesten und Kirmes ist die Trägerfrage die erste Hürde, Food-Festivals verkaufen Probieren statt Fläche, Firmenevents ein geschlossenes Publikum und Galas Tische statt Logos. Alle Eventtypen im Überblick stehen unter Events & Veranstaltungen, und was ein Paket wert ist, bevor Du es anbietest, steht unter Kosten im Event-Sponsoring.
Häufige Fragen
